Dataskyddspolicy

1. Kontrollantens kontaktuppgifter

Inkoon LKV – AFM i Ingå

Väylä 9

10210 INKOO

2. Person som ansvar registret

Hannu Pesonen

050 490 7280

hannu.pesonen@rahamassi.com

3. Registerplats och säkerhet

Personuppgifter samlas in i KIVI-databasen som underhålls av etuovi.com, som skyddas av en brandvägg. Användning av registret skyddas av användarspecifika ID:n, lösenord och åtkomsträttigheter. Dessutom samlas personuppgifter in från mäklarhuset upprätthålla en pappersbaserad officiell mäklarorder i arkiven i de låsta rummen på Inkoon LKV – AFM i Ingå´s lokal. Personlig information samlas också in och registreras på de e-postkonton som skapats av bearbetarna register.

4. Rättslig grund och syften med behandlingen av personuppgifter

Uppgifterna i kundregistret kan användas för följande huvudändamål:

- kundrelationshantering och utveckling

- Produktion, tillhandahållande, utveckling, förbättring och skydd av tjänster

- fakturering, inkasso och verifiering av kundtransaktioner

- reklaminriktning

- Analys och statistik om tjänster

Kundkommunikation, marknadsföring och reklam

- rättigheterna för den registeransvarige och andra personer och enheter som är involverade i tjänsterna i förhållande till tjänsterna och/eller skydd och skydd av egendom,

- utförande av den registeransvariges lagstadgade skyldigheter, och

- andra liknande användningsområden.

Behandlingen av personuppgifter kan också baseras på den registrerades samtycke till en eller flera specifika uppgifter i syfte att behandla personuppgifter.

Personuppgifter kan också användas för att följa och uppfylla rättsliga skyldigheter.

Personuppgifter kan även användas för direktmarknadsföring och marknadsundersökningar. För direktmarknadsföring och för marknadsundersökningar kommer personuppgifter endast att användas om den person vars personuppgifter har samlats in har gett sitt uttryckliga samtycke.

Följande typer av uppgifter kan behandlas i registret:

1. För- och efternamn

2. Kontaktuppgifter (postadresser, telefonnummer, e-postadresser)

3. Personnummer

4. Medborgarskap

5. Språk

6. Information om arbetsgivaren och den registrerades status eller funktion när det gäller att representera den registrerade i gemenskapen

7. Uppgifter relaterade till den registrerade fastighetsmäklarens överlåtelse och utförande av beställningen,

såsom datum för mottagande av beställningen och giltighetstid

8. Uppdragsavtalets innehåll och villkor

9. Information om objektet som ska säljas

10. Övriga uppgifter som lämnas i samband med utfärdandet av ordern som är nödvändiga för fullgörandet av ordern, såsom uppgifter om hur länge fastigheten har använts som permanentbostad och om fastigheten har använts som delad fastighet med make eller registrerad partner registrerad i hemmet och eventuellt äktenskap eller uppgifter om upplösning av registrerat partnerskap och bodelning eller separation av tillgångar

11. Information om uppdragets utförande

12. Information om handeln eller annat avtal under mandatet, såsom namnen på parterna i kontraktet

föremål, köpeskilling, provision och andra villkor i avtalet

13. Information om fastighets kundens tillgångar

14. Övrig information relaterad till kundförhållandet och annan väsentlig koppling

15. Klagomål, feedback och annan kommunikation relaterad till kunden och affärsförbindelsen

16. Marknadsföringsåtgärderna riktade mot den registrerade, deras användning och den information som tillhandahålls i samband därmed, och den registrerades samtycke, eller annat samtycke, eller förbud mot marknadsföringsaktiviteter

17. Direktmarknadsföringstillstånd och förbud

18. Information om ändringar av ovanstående information.

5. Kategorier av personuppgifter

Inkoon LKV – AFM i Ingå’s allmänna personuppgiftsgrupper är uppdragsgivare, säljare och köpare. Inkoon LKV – AFM i Ingå´s verksamheten behandlar inte specifika kategorier av personuppgifter, vilket här innebär behandling av personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening, och behandling av genetiska eller biometriska uppgifter i syfte att entydigt identifiera en person eller för hälsoändamål behandling av uppgifter eller uppgifter om en fysisk persons sexuella beteende och läggning.

6. Utlämnande och överföring av information

Vi lämnar endast ut de personuppgifter vi samlar in till de aktörer som är involverade i handelsprocessen. Dessa är myndigheter till den skattskyldige som vi lämnar ut till i samband med vår överlåtelsedeklaration gjord för uppdragsgivarens räkning personlig information om köpare. Vi förser köpare och säljare med personuppgifter om köpebrev, skattedeklaration och bostadsbestånd i affären som kopior av aktieboken även till den av bostadsrättsföreningen utsedda fastighetsförvaltaren efter det att affären har skett. Personlig information även överlämnats till köparens bank med köpebrevet. Vid fastighetsaffärer lämnas personuppgifter ut till handelsbekräftelsen. Personuppgifter kommer även att lämnas ut till den kund som lägger bud på anbudserbjudandet samt som intyg från fastighetsförvaltaren som anger personuppgifter om ägarna till fastigheten och bostadsbeståndet.

Vi delar inte personlig eller identifierande information eller annan identifierande information från personliga eller företagskunder med någon till någon annan fysisk eller juridisk person eller myndighet än de som anges i föregående stycke. Till andra myndigheter vi kommer endast att avslöja personlig information eller affärsinformation om det krävs enligt lag eller på annat sätt om så föreskrivs eller myndigheten har inlett förundersökning eller liknande om personen eller den juridiska personen, och person- eller affärsinformation förordnas att lämnas ut på uppdrag av den berörda myndigheten.

Inloggningsuppgifter och andra personuppgifter kan användas för att förhindra penningtvätt och finansiering av terrorism, upptäckt och utredning av penningtvätt, finansiering av terrorism och lagföring av terroristbrott i syfte att erhålla egendom eller vinning från brott som är föremål för penningtvätt eller finansiering av terrorism.

Uppgifterna får inte överföras utanför Europeiska unionens medlemsstaters eller europeiska ekonomiska samarbetsområdets territorium såvida inte tidigare specificerats nödvändiga för ändamålen med behandlingen av personuppgifter eller för det tekniska genomförandet av behandlingen, i vilket fall överföringen av uppgifter uppfyller kraven i personuppgiftslagstiftningen.

7. Lagringstider för personuppgifter

Som fastighetsmäklare behåller Inkoon LKV – AFM i Ingå de registrerades personuppgifter inom de tidsfrister som lagen anger handla om. Efter detta kommer personuppgifterna att raderas från KIVIs informationstjänst, samt från Inkoon LKV – AFM i Ingå dokumentarkiv.

Enligt lagen om fastighetsförmedling och hyreslägenhetsförmedling beställningsdagboken, uppdragsavtalen med tillhörande bilagor, förfrågningsunderlaget, broschyrer och annan information relaterad till uppdraget handlingarna ska bevaras i fem år från mandatets utgång.

Personuppgifter som samlas in med samtycke kommer endast att sparas så länge det är nödvändigt att kontakta personen för det ändamål för vilket personen samtyckte till insamlingen av hans eller hennes personuppgifter. Lagringsperiod för personuppgifter förtydligas i detta fall separat för kunden när personuppgifter samlas in.

8. Den registrerades rättigheter

8.1 Rätten att få transparent information om behandlingen av personuppgifter

Den registeransvarige ska informera de registrerade om behandlingen av personuppgifter vid den tidpunkt då uppgifterna tas emot från den registrerade själv. Den registrerade ska också informeras när informationen hämtas från en annan källa än den registrerade.

Information om behandlingen ska då lämnas inom skälig tid och senast inom en månad från behandlingen av personuppgifterna tar emot. Om personuppgifter används för att kommunicera med den registrerade ska information om behandlingen lämnas senast när den registrerade kontaktas första gången. Om informationen ska lämnas vidare till annan mottagare ska informeras om behandlingen senast när uppgifterna först lämnas ut.

De registrerade måste informeras om kontaktuppgifterna för den personuppgiftsansvarige och dennes ombud, behandlingen av personuppgifter ändamålen och den rättsliga grunden för behandlingen, de kategorier av personuppgifter som företaget samlar in och behandlar och källorna till uppgifterna information om huruvida personuppgifter kommer att lämnas ut och i så fall mottagare/grupper av mottagare av uppgifterna.

Om personuppgifter överförs utanför EU, informationen om den och alla andra lagringsperioden eller, om det inte är möjligt, kriterierna för att bestämma perioden, rättigheterna enligt den registrerade förordningen (inklusive rätten att få personuppgifter om honom eller henne rättade) och rätten att återkalla samtycke; och göra klagomål till tillsynsmyndigheten om automatiskt beslutsfattande, inkl. förekomsten av profilering, liksom till den datalogiken, dess betydelse och dess möjliga konsekvenserutföra automatiskt beslutsfattande baserat på personuppgifter. Om den personuppgiftsansvarige har för avsikt att ytterligare behandla personuppgifter för andra ändamål än de för vilka personuppgifterna samlades in, ska den registeransvarige informera den registrerade ändamål innan vidare behandling.

8.2 Den registrerades rätt till tillgång till uppgifterna

Den registrerade har som huvudregel rätt att få veta vilka uppgifter om hen som finns lagrade i personregistret.

 Om den registeransvarige har rimliga skäl att misstänka identiteten på begäranden, men den registeransvarige kan begära lämna all ytterligare information som behövs för att verifiera din identitet. Registratorn kan också begära den registrerade att tillräckligt detaljerat ange vilka uppgifter eller behandlingar som den registrerades begäran avser.

Registrerad begäran måste besvaras inom en månad. Perioden kan förlängas med två månader om: förfrågningar är komplexa eller många. I så fall ska den registeransvarige informera den registrerade om tidsfristen inom en månad från mottagandet av begäran och ange skälen till förseningen.

Utgångspunkten för att uppfylla önskemål är kostnadsfri. Om den registrerades begäranden är uppenbart ogrundade eller orimliga, till exempel om de upprepas kan den registeransvarige vägra att göra det den begärda åtgärden eller ta ut en skälig avgift med beaktande av kostnaderna för att lämna informationen administrativa kostnader.

Den registrerade har inte rätt att inspektera för att uppfylla den anmälnings- eller anmälningsskyldighet som föreskrivs i penningtvättslagen information som erhållits. Dataskyddsombudet kan dock på begäran av kunden granska behandlingen av dessa uppgifter laglighet.

Som en säkerhetsåtgärd kommer vi endast att förse den registrerade med information om hen registrerad på vår plats när vi identifierar registranten.

8.3 Rätt att rätta uppgifter

Den registrerade har rätt att begära att den personuppgiftsansvarige rättar den registrerades uppgifter utan onödigt dröjsmål felaktiga och felaktiga personuppgifter.

8.4 Rätt att radera data

På begäran av den registrerade ska den registeransvarige radera den registrerades personuppgifter utan onödigt dröjsmål försena om personuppgifterna inte längre behövs för de ändamål för vilka de samlades in eller för vilka de annars är till för behandlas, eller den registrerade återkallar det samtycke som ligger till grund för behandlingen och behandlingen i övrigt inte är laglig eller den registrerade invänder mot behandlingen av personuppgifter och det inte finns något giltigt skäl för behandlingen, eller den registrerade invänder mot behandling av personuppgifter i syfte att direkt marknadsföra, eller så har personuppgifterna behandlats olagligt, eller så måste personuppgifter raderas i enlighet med EU eller nationell lag som är tillämplig på den registeransvarige för att uppfylla en rättslig skyldighet, eller personuppgifter samlas in direkt från barnet i informationssamhället i samband med tillhandahållande av tjänster.

Men även om något av ovanstående villkor är uppfyllt finns det inget behov av att radera uppgifterna om behandling är nödvändig utövande av rätten till yttrandefrihet och informationsfrihet eller till EU-lagstiftning som är tillämplig på den registeransvarige eller för att följa en lagstadgad skyldighet enligt nationell lagstiftning att behandla, eller om behandlingen är till för att utföra en uppgift som utförs av allmänt intresse eller för att utöva myndighet som ligger hos den registeransvarige av hänsyn till folkhälsan enligt förordningen, eller för arkivändamål av intresse eller för vetenskaplig eller historisk forskning eller statistiska ändamål förutsatt att raderingen av uppgifterna sannolikt kommer att försvåra eller försvåra sådan behandling i stor utsträckning, eller för att framställa, framställa eller försvara ett rättsligt anspråk

Om den personuppgiftsansvarige måste radera uppgifterna och den personuppgiftsansvarige har lämnat ut personuppgifterna, ska den registeransvarige även vidta rimliga åtgärder för att informera de registeransvariga om att den registrerade är det begärt borttagning av länkar till personuppgifter eller kopior eller kopior av sådana personuppgifter.

8.5 Rätt att begränsa behandlingen

På begäran av den registrerade ska den registeransvarige begränsa den aktiva behandlingen av personuppgifter om den registrerade bestrider det riktigheten av personuppgifterna, i vilket fall behandlingen måste begränsas till den tid som den personuppgiftsansvarige kan verifiera uppgifternas riktighet, eller så är behandlingen olaglig och den registrerade kräver att personuppgifter raderas istället begränsningar av behandlingen av uppgifterna, eller så behöver den personuppgiftsansvarige inte längre sådana personuppgifter för ändamålen med behandlingen, men den registrerade behöver dem för att göra, presentera eller försvara ett rättsligt anspråk, eller så är den registrerade motsatte sig behandling av personuppgifter och bedömningen av om den registrerade är legitim grunderna är under behandling.

Den personuppgiftsansvarige kan fortfarande behålla personuppgifter men inte på annat sätt behandla dem utan den registrerades samtycke.

Uppgifterna kan också behandlas i syfte att framställa, framställa eller försvara ett rättsligt anspråk eller annat för att skydda en fysisk eller juridisk persons rättigheter, eller viktiga övervägande skäl som hänför sig till allmänintresset. Innan behandlingsbegränsningen hävs ska den registrerade underrättas.

8.6 Rätten att överföra data från ett system till ett annat

Om behandlingen av personuppgifter grundar sig på samtycke eller avtal och behandlingen sker automatiskt, den registrerade har rätt att få de personuppgifter som hen har lämnat till den registeransvarige på ett strukturerat, allmänt sätt i maskinläsbar form och rätten att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig utan att det påverkar den registeransvarige till vilken den registrerade ursprungligen lämnade uppgifterna.

Om den registrerade utövar ovanstående rätt har hen rätt att få uppgifterna överförda direkt från en personuppgiftsansvarig till en annan, om det är tekniskt möjligt.

8.7 Rätt att invända

Om behandlingen av personuppgifter grundar sig på utövandet av ett berättigat intresse hos den registeransvarige eller hos en tredje part, allmänt utförandet av en uppgift av allmänt intresse eller utövandet av offentlig myndighet som ligger hos den registeransvarige, ska den registrerade ha rätt motsätter sig behandling av personuppgifter som rör hen på grund av hens specifika personliga situation.

Om den registrerade utnyttjar sin rätt att göra invändningar får personuppgifter inte längre behandlas om inte den personuppgiftsansvarige har möjlighet visa att det finns ett övervägande och giltigt skäl för behandlingen som åsidosätter den registrerades intressen, och rättigheter, eller om behandlingen är nödvändig för att förbereda, lägga fram eller försvara ett rättsanspråk.

Dessutom har den registrerade rätt att när som helst invända mot behandlingen av hens personuppgifter för direktmarknadsföringsändamål, inkl. profilering om det är relaterat till direktmarknadsföring. Om den registrerade invänder mot behandling av personuppgifter genom direktmarknadsföring uppgifter får inte längre behandlas för direktmarknadsföringsändamål.

Den registrerade ska tydligt informeras om rätten att göra invändningar senast när den registrerade kontaktas för första gången.

9. Överföringar utanför EU

Överföring av personuppgifter till ett land utanför EU är tillåtet om kommissionen har fattat ett beslut om det att det berörda tredjelandet säkerställer en adekvat dataskyddsnivå.

I avsaknad av ett sådant beslut av kommissionen ska överföring av personuppgifter utanför EU vara tillåten om den registeransvarige eller den registeransvarige har vidtagit lämpliga skyddsåtgärder och om de registrerade har tillgång verkställbara rättigheter och effektiva rättsmedel. Lämpliga skyddsåtgärder som anges i förordningen är till exempel standardklausuler (modellavtalsklausuler) godkända av kommissionen, företag som följer förordningen bindande regler som fastställts av tillsynsmyndigheten eller standardklausuler bekräftas och godkänns av kommissionen. Dessutom är överföringar av personuppgifter utanför EU tillåtna i de exceptionella speciella situationer som definieras i förordningen, även om kommissionen inte har fattat något beslut om dataskydd tillräcklig nivå och den registeransvarige eller registerföraren inte har vidtagit lämpliga skyddsåtgärder

Specifika situationer inkluderar det faktum att den registrerade har gett sitt uttryckliga samtycke till den föreslagna överföringen efter att ha informerats om att sådana överföringar kan innebära risker för den registrerades dataskyddsnivå på grund av ett beslut om lämplighet och avsaknad av lämpliga skyddsåtgärder, eller överföringen är nödvändig för den registrerade och åtgärder före avtal på begäran av den registrerade, eller så är överföringen nödvändig mellan den registeransvarige och en annan fysisk person eller för ingående eller fullgörande av ett avtal i den registrerades intresse, eller överföringen är nödvändig för att förbereda, lägga fram eller försvara rättsanspråket eller överföringen är nödvändig för den registrerade eller andra för att skydda personers vitala intressen om den registrerade är fysiskt eller juridiskt förhindrad att ge samtycke.

10. Säkerhetsåtgärder

Vid säkerhetsintrång ska Inkoon LKV – AFM i Ingå göra det meddelande om säkerhetsbrott till tillsynsmyndigheten utan onödigt dröjsmål så snart överträdelsen har kommit till företagets kännedom och senast inom 72 dagar.

Detta anmälningar som görs efter tidsfristen ska åtföljas av en motiverad anmälan till myndigheten om varför anmälan gjordes görs sent. Dessutom ska den registrerade underrättas om överträdelsen.

Den registrerade behöver dock inte underrättas om den registeransvarige har implementerat lämpliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder och personuppgifter har tillämpats på de personuppgifter som kränkts eller den registeransvarige har vidtagit åtgärder för att säkerställa att den höga risken för fysiska personer rättigheter förverkligas inte längre.

Som en datasäkerhetsåtgärd har Inkoon LKV – AFM i Ingå utarbetat en informationssäkerhetspolicy och dataskyddsguide för företaget, som innehåller registrerat alla nyckelkrav och skyldigheter i dataskyddsförordningen för den personuppgiftsansvarige, samt rättigheterna till den registrerade.

 Inkoon LKV – AFM i Ingå har utbildat sin personal i ämnet och uppdaterar sin kompetens regelbundet.

11. Automatiskt beslutsfattande och profilering

Som huvudregel förbjuder integritetsförordningen automatisk behandling av personuppgifter, som t.ex såsom profilering, som har rättsverkningar för registrerade eller vilka påverka honom på liknande sätt avsevärt.

I förordningens syften avser profilering automatisk behandling av personuppgifter med hjälp av personuppgifter bedöma en persons personliga egenskaper och i synnerhet analysera eller förutse egenskaper relaterade till personens prestation, ekonomiska situation, hälsa, personliga preferenser, intressen, tillförlitlighet, beteende, plats eller verksamhet.

Registratorn profilerar inte kunden utifrån personuppgifter eller använder automatiskt beslutsfattande.